Fluxo de caixa para pequenos empreendedores

Nos últimos meses temos recebido vários pedidos em torno de uma solução para fluxo de caixa para micro e pequenas empresas. Algo que ficasse fácil de alimentar e, ao mesmo tempo, permitisse a extração de relatórios automáticos, com tabelas e gráficos, para auxiliar o acompanhamento gerencial das entradas e saídas ao longo de um ano.

Ao pesquisarmos um pouco mais sobre o tema, percebemos que a partir do fluxo de caixa o gestor ou pequeno empreendedor pode ter acesso a informações consolidadas sobre as finanças de seu negócio que indiquem tendências ou agrupem resultados por causas semelhantes, auxiliando na tomada de decisão sobre que estratégias adotar em seu ambiente de mercado.

Mas que informações podem ser extraídas de um fluxo de caixa? Depende de como ele for elaborado.

Imagine que, a partir de um relatório de fluxo de caixa, você perceba uma queda nas vendas em dia de quarta-feira. Alguma ideia de como aumentar essas vendas? Ficaria mais difícil diagnosticar o problema se você só pudesse enxergar o faturamento mensal, por exemplo.

É por isso que optamos por uma versão em que os dados podem ser lançados diariamente na planilha. A venda prometida, a compra realizada, os fornecedores de insumos ou os custos fixos. Tudo pode ser alimentado e automaticamente visualizado pelos gestores, até em tempo real.

Esperamos que vocês gostem do material e não esqueçam de compartilhar com seus familiares e amigos mais próximos.

Conheça também a nova versão desta planilha!

Algumas aplicações

Essa versão de planilha de fluxo de caixa permitirá a geração automática de pelo menos 13 relatórios muito úteis para pequenos empreendedores, entidades associativas ou, até mesmo, equipes de marketing ou vendas que dependam da aferição de resultados financeiros por região ou grupo de trabalho:

  • fluxo de caixa para autônomos e empreendedores de micro e pequenas e empresas;
  • acompanhamento de resultados de equipes de vendas de empresas em geral;
  • orçamento para pequenas associações e entidades afins.

Como usar a planilha

Primeiramente, certifique-se de ter descompactado todo o conteúdo do arquivo ZIP (para sua segurança, baixe sempre direto de nosso site) para uma mesma pasta em seu computador:

Fig.1 – Lista de arquivos da planilha de fluxo de caixa

Fig.1 – Lista de arquivos da planilha de fluxo de caixa

LANÇAMENTO DE ENTRADAS E SAÍDAS

  1. A primeira planilha a abrir é a reidasplanilhas-base-dados-lancamentos.xslm. A extensão XLSM dessa planilha indica que ela inclui uma ou mais macros dentro de si.

    Criamos algumas macros para facilitar a entrada de dados, como CONTAS e GRUPOS, e separar automaticamente, a partir da digitação de datas pelo usuário, dados complementares de tempo, como dia do mês, dia da semana, mês, trimestre, semestre e ano. Esses dados serão utilizados pelos relatórios dinâmicos gerenciais.

    Por conta do recurso de macro oferecer, dentre outras coisas, a possibilidade de execução de outros programas em seu sistema operacional, o Microsoft Excel perguntará se você realmente deseja habilitar o conteúdo do arquivo. Ao confirmar, a aba de LANÇAMENTOS será carregada automaticamente:

    Fig.2 – Habilite o conteúdo do arquivo para visualizar a planilha de lançamentos

    Fig.2 – Habilite o conteúdo do arquivo para visualizar a planilha de lançamentos

  2. Para adicionar um lançamento, digite uma DATA (dd/mm/aaaa), depois escolha o TIPO do lançamento (se ENTRADAS ou SAÍDAS).
    Fig.3 - Defina a data e o tipo do lançamento

    Fig.3 – Defina a data e o tipo do lançamento

    Em vez de receitas e despesas, optamos por entradas e saídas, pois entendemos que esses conceitos são mais fiéis no caso de transferências (quando uma quantia sai de uma conta e entra em uma outra conta, sem gerar uma nova receita ou despesa);

  3. Defina uma CONTA. Para facilitar a padronização durante a entrada de dados, sempre que você digitar uma nova conta ela ficará disponível na caixa de seleção do próximo lançamento que você fizer:
    Fig. 4 - As próximas células de contas ou grupos carregam as opções incluídas anteriormente

    Fig. 4 – As próximas células de contas ou grupos carregam as opções incluídas anteriormente

    Caso você deseje retirar uma conta criada da lista, basta se certificar de que nenhum lançamento esteja associado a ela, pois as contas criadas que não possuam lançamentos a elas associados serão automaticamente excluídas da lista a cada salvamento do arquivo;

  4. Defina também um GRUPO. Você pode criar grupos para receitas ou para despesas, assim como transferências etc. por departamento ou por unidade geográfica. Os grupos também podem ser utilizados para segmentar resultados de equipes de vendas: RECIFE LOJA01, RECIFE LOJA02, FORTALEZA LOJA01 etc.;
  5. Inclua uma DESCRIÇÃO, para você poder recuperar o código da nota fiscal ou o motivo do lançamento. Nos relatórios dinâmicos é possível resgatar uma relação específica com esses itens, clicando sobre os totais agrupados nas tabelas;
  6. Indique o VALOR. Se for uma entrada, digite o valor sem sinal (2.000,00). Se for uma saída, coloque o valor com o sinal negativo (- 1.500,00);
  7. Por fim, inclua a SITUAÇÃO do lançamento. Se ele ainda não se realizou, indique com a situação previsto. Do contrário, utilize a situação realizado.

    Fig. 5 - Definindo a situação do lançamento

    Fig. 5 – Definindo a situação do lançamento

Ao longo de seu preenchimento, a planilha de lançamentos ficará parecida com o exemplo a seguir:

Fig. 6 - Exemplo de preenchimento da planilha de lançamentos

Fig. 6 – Exemplo de preenchimento da planilha de lançamentos

Um detalhe interessante é que você pode utilizar os controles de filtro e classificação das colunas para selecionar ou ordenar os lançamentos conforme a sua necessidade.

RELATÓRIOS DINÂMICOS GERENCIAIS

Escolha qualquer um dos 13 relatórios gerenciais dinâmicos e observe os dados tabulados com os respectivos gráficos nas abas TABELA e GRÁFICO:

Fig. 7 - Exemplo de relatório gerado a partir da planilha de lançamentos (aba TABELA)

Fig. 7 – Exemplo de relatório gerado a partir da planilha de lançamentos (aba TABELA)

Não esqueça de checar se os filtros estão de acordo com o período desejado.

O gráfico correspondente à tabela acima é esse aqui (mais exemplos no arquivo PDF disponibilizado para download abaixo):

Fig. 8 - Exemplo de relatório gráfico após preenchimento da planilha de lançamentos

Fig. 8 – Exemplo de relatório gráfico após preenchimento da planilha de lançamentos


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Fluxo de caixa para pequenos empreendedores – versão 1